Vertragsvereinbarung: So schließen Sie Mietverträge für Pop-up und Promotionsflächen in Shopping Centern ab

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie unsere Plattform POP UP SHOPS traditionelle Papier- oder PDF-Verträge umgeht, um einen vollständig digitalen Buchungs- und Genehmigungsvorgang einzuführen. Die Buchung von Pop-up und Promotionsflächen sollte so einfach sein, wie die Buchung eines Hotelzimmers.

Von mehreren Vertragsschritten hin zur einfachen Buchung von Flächen

Papier oder digital

Wenn Mieter eine Pop-up oder Promotionsfläche in einem Shopping Center buchen wollen und einen Vertrag unterzeichnen, müssen Sie normalerweise ein Konzept vorlegen und ein PDF-Formular ausfüllen. Oft müssen Sie diese Informationen sogar ausdrucken und per Post an den Shopping-Center-Manager schicken.

Dieser Vorgang nimmt viel Zeit in Anspruch und ist nicht der effizienteste Weg, um einen erfolgreichen Deal zeitnah zum Abschluss zu bringen.

Der einfache Weg

Der Vorgang auf POP UP SHOPS ist wesentlich einfacher. Und so funktioniert’s:

• Daten über den Vermieter: Wenn sich ein Vermieter anmeldet, gibt er alle vertragsrelevanten Informationen an uns weiter. Diese müssen für die einzelnen Verträge dann nicht erneut eingegeben werden.
• Daten über die Fläche: Alle Informationen über die Fläche werden mitsamt der allgemeinen Vermietungsbedingungen in einer Anzeige zusammengefasst.
• Anzeigenversionen: Die Angaben zu einer bestimmten Fläche ändern sich eventuell, weshalb unsere Anzeigen als Versionen veröffentlicht werden. Wenn eine Buchungsanfrage für eine Fläche eingeht, verbinden wir die Version der Anzeige mit der Buchungsanfrage, die an dem Tag aktuell war, so dass alle relevanten rechtlichen Informationen übereinstimmen.
• Daten über den Vermieter: Während der Anmeldung eines Mieters/ einer Marke, speichert unsere Plattform alle relevanten Informationen für den jeweiligen Mietvertrag.
• Buchungsdaten: Wenn ein Mieter eine Buchungsanfrage abschicken möchte, kann er dies nur tun, indem er auf ein freies Datum klickt, ein Konzept vorlegt und den Preis und die Mietbedingungen akzeptiert. Diese Informationen werden alle auf unserer Plattform gespeichert.
• Indem die oben stehenden Daten sicher auf unserer Plattform gespeichert werden, können die Parteien jederzeit darauf zugreifen.

Die Preisbildung muss nicht intransparent sein, um flexibel zu bleiben

Die herkömmliche Preisbildung für Retail-Flächen in Shopping Centern basiert auf Intransparenz. Oft zahlen benachbarte Mieter einen ganz anderen Preis, da dieser besser verhandelt hat oder eine bekannte Marke dahinter steht. Für Pop-up und Promotionsflächen sollte die Preisbildung allerdings transparent sein. Mieter sollten für relevante Mietzeiträume umgehend den Preis sehen können.

Hier bei POP UP SHOPS sind Vermieter bei der Preisbildung für ihre Flächen absolut flexibel. In vielen Shopping Centern ist der Samstag zum Beispiel der geschäftigste Tag der Woche, daher möchten Vermieter an Samstagen mehr für ihre Flächen berechnen als an anderen Wochentagen.

Unsere Buchungsmaschine bietet nicht nur eine vollständige Preisbildungsflexibilität, sondern kann auch den exakten Preis für bestimmte Zeiträume berechnen,so dass Mieter eine klare Übersicht über den Mietpreis für die jeweiligen Wochentage oder für bestimmte Zeiträume erhalten. So können Mieter leichter nachvollziehen, wie viel sie zahlen müssen, und Vermieter wissen, wie viel sie erhalten werden.

Weiterhin können Vermieter auf unserer Plattform Angebote und Rabattcodes als Teil ihrer Preisbildungsstrategie nutzen. So können neue Mieter gewonnen, oder bestehende Mieter dank günstigerer Mietpreise gehalten werden. Anhand dieser Codes können Vermieter die Preise für ihre Mieter individualisieren oder in den Sommermonaten weniger berechnen, wenn die Kundenfrequenz nicht so hoch ist.

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Vermieter nutzen meistens Vertragsvorlagen für die Mietverträge für alle Mietflächen. So haben Shopping-Center-Manager oft zusätzliche Arbeit, und Mieter sind oft verwirrt, wenn sie eine Fläche nur für ein paar Tage, eine Woche oder einen Monat mieten wollen. In solchen Fällen führt die Anpassung von Verträgen oder eine Neuverhandlung von Verträgen zu unnötigen zusätzlichen internen Kosten im Zusammenhang mit den jeweiligen Buchungen.

Ein besserer Ansatz ist die Nutzung von allgemeinen Mietbedingungen. Auf POP UP SHOPS können Vermieter diese ganz leicht zu ihren Anzeigen hinzufügen. Alle Geschäftsbedingungen, die auf die jeweilige Fläche anzuwenden sind, können als “Hausregeln” oder “Regeln für die Fläche” angegeben werden. So werden die allgemeinen Mietbedingungen oder die Hausregeln automatisch Teil der jeweiligen Mietverträge, die über POP UP SHOPS abgeschlossen werden, da die Mieter diese akzeptieren, indem sie eine Buchungsanfrage aufgeben.

Indem klare Geschäftsbedingungen zu den Anzeigen hinzugefügt werden, können Vermieter die jeweiligen Regeln auch leichter nachvollziehen.

Auf POP UP SHOPS wird für jede Buchung automatisch ein separater Mietvertrag generiert. Diese Funktion spart dem Vermieter und dem Mieter Zeit, und die Erstellung des Mietvertrags ist wesentlich einfacher.

Bei allgemeinen Mietbedingungen sollten Vermieter einige wichtige Aspekte beachten:

Was muss in den allgemeinen Mietbedingungen enthalten sein – eine Checkliste

Die allgemeinen Mietbedingungen sollten alle Geschäftsbedingungen enthalten, die auf all Ihre Flächen zutreffen. In diesem Abschnitt haben wir die wichtigsten Dinge zusammengestellt und in drei Kategorien unterteilt, sowie angegeben, welche von der Plattform automatisch durchgeführt werden.

Objekt und Nutzung

• Fläche. Hier sollten Vermieter die Dimensionen der Mietfläche angeben (falls zutreffend), inklusive der Höhe, Breite und des Volumens, sowie Angaben zu den Materialien der Fläche machen. Z.B. in Bezug auf die Wände, Boden (Marmor, Parkett), Decke, Größe der Fenster (Tageslicht), Einrichtungen, wie Lager, Fahrstuhl, Toilette, Licht, Küche usw. Sollten diese Angaben je nach Fläche variieren, benutzen Sie einfach das Beschreibungsfeld in der jeweiligen Anzeige.
• Nutzungsvereinbarung/ gestattete Nutzung. In diesem Punkt wird definiert, welche Art von Aktivitäten Mieter in der gemieteten Fläche durchführen dürfen.
• Mietpreis. Der Mietpreis für die Fläche wird automatisch von unserer Plattform berechnet, je nach Nutzungszeitraum. Bei Auswahl einer Buchung durch den Mieter können diese die Preisbildung umgehend nachvollziehen. Daher muss der Mietpreis nicht in den allgemeinen Mietbedingungen enthalten sein.
• Dauer. Dieses Vertragselement definiert die Mindest- und Höchstdauer. Hier werden auch die exakten Uhrzeiten angegeben, in denen der Mieter die Fläche nutzen kann. Sie können nicht früher kommen und auch nicht später gehen. Manche Shopping Center haben eine Mindestnutzungsdauer von 30 oder sogar 60 Tagen. Über unsere Plattform können Mieter Flächen sogar für nur einige Tage mieten. Wenn sie danach eine weitere Woche mieten möchten, können sie das ganz einfach mit nur wenigen Klicks machen. Denn POP UP SHOPS speichert die vorigen Buchungsdaten, die dann jederzeit wiederverwendet werden können.
• Allgemeine Bestimmungen. Dieses Element beinhaltet die allgemeinen Bestimmungen für verkaufsfördernde Aktivitäten für bestimmte Flächen.
• __ Auflösungsgründe.__ Dieser Punkt definiert, was passiert, wenn sich ein Mieter nicht an die allgemeinen Mietbedingungen oder Hausregeln hält.
• Kündigungsrichtlinie. Unsere Plattform erlaubt es Vermietern aus drei standardisierten Kündigungsrichtlinien auszuwählen (flexibel, moderat und streng). Wir machen diese Richtlinien geltend, um sowohl Vermieter als auch Mieter zu schützen.
• Übernahme/ Rückgabe der Fläche. Dieses Element beinhaltet die Bedingungen, unter denen die Promotionsfläche an den Vermieter zurückgegeben werden muss. Sie muss gründlich gereinigt und unbeschädigt zurückgegeben werden. Bei Schäden ist wichtig, dass der Mieter versichert ist.

Verkaufsfördernde Aktivitäten

• Präsentation. Dies beschreibt, wie Werbematerial verteilt wird. Angestellte sollten nicht aufdringlich sein.
• Etikettierung / Preisangabe. Der Promoter muss die Preise seiner Produkte/ Dienstleistungen angeben. Er/ sie muss den Kunden einen Kassenbon aushändigen.
• Öffnungszeiten. Innerhalb dieser Zeiten darf ein Mieter die Promotionsfläche nutzen. Hierbei handelt es sich um die Öffnungszeiten des Shopping Centers.
• Personal. Dieses Element definiert, wie Angestellte bekleidet sein sollten.
• Auftrag. Hier beschreibt der Mieter, ob die Fläche für einen Concept Store, für ein Event oder zum Teilen mit einer weiteren Marke usw. genutzt werden soll.
• Verhalten. Wie sich Promoter verhalten sollten. Zum Beispiel, dass das Ansprechen von Kunden, die kein Interesse zeigen, als aggressiv betrachtet wird.
• Auf- und Abbau. Wann der Mieter bestimmte Objekte, die er für seine/ ihre verkaufsfördernden Maßnahmen benötigt, auf- und abbauen sollte. Normalerweise findet der Aufbau einige Tage oder Wochen vor der Öffnung statt, und der Aufbau nachdem der Shopping Center schließt.
• Nutzungseinschränkungen. Hier können Sie definieren, welche Brands Ihre Promotionsflächen nicht nutzen können. Ein Beispiel wäre der Verkauf von Tabakwaren, Medikamenten, Waffen, religiöse oder politische Organisationen, oder Fast-Food-Ketten.

Technische Informationen

• Stromanschluss. Der Stromverbrauch für Indoor-Aktivitäten sollte im Preis für die Promotionsfläche mit inbegriffen sein, außer für Outdoor-Bereiche.
• _Wasseranschluss. Hier können Sie angeben, ob ein Wasseranschluss in der Promotionsfläche vorhanden ist.
• Reinigung. Der Mieter ist für die Reinigung der Promotionsfläche verantwortlich. Er/ sie muss diese gereinigt an den Vermieter zurückgeben.
• Feuerschutz. Jedwede vom Promoter verwendeten Materialien müssen feuerhemmend sein. Das Entzünden von Feuern (Kerzen) ist strengstens verboten.
• Fahrzeuge. Sollte der Mieter Fahrzeuge ausstellen, muss der jeweilige Tankinhalt minimal gehalten werden. Die Batterie muss getrennt werden. Die Schlüssel müssen sicher verwahrt werden.
• __Versicherung und Sicherheit. Der Promoter verfügt über ausreichend Versicherungsschutz (inklusive Haftpflicht) auf eigene Kosten und stellt dem Besitzer auf Anfrage einen Nachweis hierüber zur Verfügung. Sollten zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen notwendig sein, um die Promotion durchzuführen, müssen die zusätzlichen Kosten vom Promoter getragen werden.
• Parkplätze. Sollte der Mieter Parkplätze auf dem Gelände des Shopping Centers für seine/ ihre Fahrzeuge benötigen (Lieferung, Anhänger, Autos usw.), muss er/ sie diese beim Management im Voraus beantragen. +Gerichtsstand, anwendbares Recht, Erfüllungsort. In diesem Punkt wird das anwendbare Recht für den Gerichtsstand definiert. Sollte sich die Fläche in den Vereinigten Staaten befinden, dann ist das anwendbare Recht das des Staates, in dem sich das jeweilige Shopping Center befindet.

Entscheiden Sie sich für POP UP SHOPS

Die herkömmliche Art, Verträge auf Papier zu unterzeichnen, ist nicht nur ineffektiv, sondern auch zeitaufwendig. Indem Sie sich auf unserer Plattform anmelden, können Sie mehr und bessere Kunden für sich gewinnen.

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